Personvernerklæring (Privacy Policy)

Denne versjonen av de Personvernerkæring gjelder fra 1. april 2025 for nye kunder og fra 1. mai 2025 for eksisterende kunder.

Cobuilder AS, med registrert forretningsadresse Strandveien 12, N-1366 Lysaker, Norge (heretter omtalt som «Cobuilder»), forstår at ditt personvern er viktig. For å bedre beskytte ditt personvern, tilgjengeliggjør Cobuilder denne personvernerklæringen som forklarer våre rutiner for informasjonsinnsamling og -behandling, samt valgene du kan ta om hvordan dine personopplysninger (som definert nedenfor) blir innsamlet og brukt. Denne personvernerklæringen styrer behandlingen av dine personopplysninger.

Når vi viser til Cobuilder, mener vi enheten Cobuilder som opptrer som behandlingsansvarlig eller databehandler for dine personopplysninger. Enheten Cobuilder omfatter en rekke produkter og tjenester, og gir opplæring i forbindelse med bruk av Cobuilders produkter og tjenester. Denne personvernerklæringen gjelder alle produkter og tjenester som utvikles og styres av Cobuilder.

Hva slags data samler vi inn?

Cobuilder henter inn bare personopplysninger som du gir til oss, samt personlig informasjon om hvordan du bruker Cobuilders nettbaserte produkter og tjenester (online eller offline) på våre hjemmesider som www.cobuilder.com og andre relevante nettsider (samlet og enkeltvis omtalt som Cobuilders nettbaserte tjenester). Personopplysninger skal bety all informasjon om deg som identifiserer deg til Cobuilder eller til en tredjepart. Du kan selv velge hvilke opplysninger du oppgir til oss. Derimot krever enkelte tilbud samt bruk av Cobuilders nettbaserte tjenester at du oppgir spesifikk data (f.eks. ved registrering som bruker, ved bruk av nettbasert support eller ved innsendelse av ekstra opplæringsmateriell).

For å kunne identifisere deg, samler Cobuilder inn nedenstående personopplysninger fra deg. Noen av disse kan være påkrevd under dine besøk på Cobuilders nettsider eller i Cobuilders nettbaserte tjenester:

Cobuilder behandler normalt ikke sensitive personopplysninger. I enkelte tilfeller kan imidlertid Cobuilder, i rollen som databehandler, behandle sensitive personopplysninger på vegne av sine behandlingsansvarlige. I slike tilfeller iverksetter Cobuilder alle nødvendige tiltak for å kryptere opplysningene og forhindre uautorisert tilgang.

Formål med databehandling

Angivelse av personopplysninger er frivillig. Derimot er dette nødvendig for å kunne inngå avtale med Cobuilder. Hvis du nekter å gi Cobuilder ovenstående identifiseringsdata, er Cobuilder ikke i stand til å gi deg tilgang til noen av Cobuilders nettbaserte tjenester.

Vi bruker dine personopplysninger med følgende formål:

• levering av våre Cobuilder nettbaserte tjenester;
• manuell signering av kontrakt for bruk av Cobuilders nettbaserte tjenester;
• automatisk opprettelse av brukerkonto for bruk av Cobuilders nettbaserte tjenester;
• manuell og automatisert kommunikasjon og meldinger sent over e-post eller til din mobiltelefon;
• automatisert og manuell behandling av data om surfevaner med hensikt til å forbedre Cobuilders nettbaserte tjenester og til å identifisere ytterligere funksjonaliteter og tjenester/produkter som vil være egnet for deg.

Hvordan vi bruker og behandler dine personopplysninger

Cobuilder bruker dine personopplysninger til å opprette din personlige konto og bedriftskonto. Formålet med kontoen er å gi deg tilgang til Cobuilders nettbaserte tjenester. Da tilgangen er regulert gjennom en avtale med din organisasjon og begrenset til bestemte personer, trenger Cobuilder din identifiseringsdata for å identifisere deg og gi deg tilgang og autorisasjon til å bruke våre produkter/tjenester.

Cobuilder jobber hardt for å forbedre din opplevelse av våre nettbaserte tjenester. Derfor samler vi inn og analyserer data om dine surfevaner på alle Cobuilders nettsider og nettbaserte tjenester. Hovedformålet med denne databehandlingen er å skape og forbedre de grafiske brukergrensesnittene (GUI) av Cobuilders nettsider og nettbaserte tjenester for å gi deg en mer brukervennlig opplevelse – slik at løsningene blir mer intuitive og enklere å bruke. På bakgrunn av den innsamlede informasjonen om dine surfevaner, kan Cobuilder identifisere og tilby ytterligere tjenester, moduler, online og offline opplæring, support-materiell, nedlastbare e-bøker, deltakelse i diverse online og offline begivenheter som vil forbedre din opplevelse og skape verdi for deg og din organisasjon.

Hvor lenge vi oppbevarer dine personopplysninger

Som behandlingsansvarlig iht. formålene i denne Personvernerklæringen, oppbevarer og behandler Cobuilder personopplysninger ikke lenger enn det som er nødvendig for de spesifikke formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Cobuilder er pålagt å oppbevare dine personopplysninger i en lengre periode for å overholde rettslige forpliktelser, løse tvister og håndheve våre avtaler og retningslinjer overfor våre kunder.

Vi vil oppbevarer opplysningene dine så lenge kontoen din er aktiv, eller så lenge det er nødvendig for å kunne tilby deg Cobuilders produkter og tjenester. For å kunne yte støtte også utenfor den avtalte kontraktsperioden, vil vi oppbevare og bruke dine opplysninger i den grad det er nødvendig for å overholde våre juridiske forpliktelser, løse tvister og håndheve våre avtaler og retningslinjer overfor våre kunder.

Vår policy for oppbevaringsperiode vil variere (selve policyen forblir den samme, men perioden varierer) avhengig av type data, formålet med behandlingen og de rettslige kravene som gjelder.

Cobuilder oppbevarer personopplysninger i følgende tilfeller:

• Når den registrerte har gitt samtykke til at vi kan behandle hans eller hennes personopplysninger;
• Når behandlingen er nødvendig for å overholde avtalen;
• Når det foreligger legitim interesse, lov- eller avtalepålagte krav til å oppbevare personopplysninger;
• Når personopplysningene er nødvendige for at våre systemer skal fungere som de skal.

Tilbaketrekking av samtykke og personopplysninger

Alle e-poster og meldinger fra Cobuilder inneholder en lenke med teksten «Oppdater abonnementspreferanser». Ønsker du å slutte å motta meldinger fra Cobuilder, kan du uttrykke ditt ønske ved å følge lenken og endre dine preferanser.

Dersom du mener at dine personopplysninger hos Cobuilder er uriktige eller mangelfulle, har du rett til å be om innsyn, retting eller sletting, med forbehold om de konsekvensene som er beskrevet ovenfor. Vennligst ta kontakt med oss på support@cobuilder.no.

Dersom du ønsker å klage over Cobuilders behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt med Cobuilder på support@cobuilder.no. Våre kundeservicemedarbeidere vil undersøke klagen og samarbeide med deg for å finne en løsning.

Dersom du fortsatt føler at dine personopplysninger ikke er blitt behandlet i samsvar med gjeldende lovgivning, kan du ta kontakt med Datatilsynet og sende inn en skriftlig klage.

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger

Som en nettbasert aktør er Cobuilder avhengig av å anvende sin forretningsmodell gjennom de muligheter nettet gir. Enhver digitalt tilkoblet person etterlater seg digitale spor når vedkommende er aktiv på nettet. Disse digitale sporene genererer verdifull informasjon som bedrifter kan benytte for å nå sine målgrupper mer effektivt, oppnå sine forretningsmål og drive virksomheten på en fordelaktig måte. Cobuilder samler kun inn de personopplysningene som er nødvendige for å kunne levere våre tjenester og oppfylle dine forespørsler. Dersom vi ber om tilleggsopplysninger som er valgfrie å oppgi, vil du bli informert om dette ved innsamlingen.

Som behandlingsansvarlig gir EUs forordning 2016/679 oss rett til å behandle personopplysninger og gir oss det rettslige grunnlaget for slik behandling. Forordningen pålegger Cobuilder å informere og varsle hver registrert om hvilke rettslige grunnlag som ligger til grunn for behandlingen av deres personopplysninger.

Som følge av dette vil vi, når vi behandler dine personopplysninger, basere behandlingen på ett av følgende behandlingsgrunnlag:

• Oppfyllelse av en kontrakt: I de fleste tilfeller har alle våre kunder inngått en avtale om bruk av våre nettbaserte tjenester. For å kunne oppfylle våre forpliktelser iht. avtalen, samler vi inn, behandler og oppbevarer personopplysninger i overenstemmelse med Vilkår og betingelser for den respektive tjenesten;
• Legitime interesser: på bakgrunn av rettslig grunnlag og legitim interesse behandler vi dine personopplysninger til direkte markedsføring, produktutvikling og -utbedring, samt kommunikasjon og informasjonsinnhenting;
• Samtykke: I enkelte tilfeller vil vi be deg om uttrykkelig tillatelse til å behandle visse personopplysninger, og vi vil kun behandle disse opplysningene dersom du samtykker til det. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å kontakte Cobuilder på support@cobuilder.no;
• Rettslig forpliktelse: Vi er pålagt å behandle dine personopplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser, for eksempel for å føre nødvendige registre, slik som eksponeringsregister for kunder.

Eksempler på «legitime interesser» nevnt ovenfor er:

• Å tilby kunder som besøker vår nettside informasjon og/eller tjenester;
• Å sende informasjon om ny funksjonalitet i systemene, nyhetsbrev, opplæringsmuligheter og konferanser;
• Å avdekke og forebygge bedrageri og økonomisk kriminalitet;
• Å beskytte informasjonssystemer og ivareta cybersikkerhet;
• Å utvikle og utbedre produkter;
• Å tilpasse kundenes brukeropplevelse og bedre ytelsen, brukervennligheten og effektiviteten på Cobuilders online-nærvær;
• Å gjennomføre og analysere våre markedsføringsaktiviteter

Utlevering av personopplysninger

Cobuilder deler ikke dine personopplysninger med tredjeparter, med mindre dette er lovpålagt eller uttrykkelig nødvendig for å levere tjenester iht. avtalen du, eller din organisasjon, har inngått med Cobuilder.

Det er i visse tilfeller mulig å utlevere dine opplysninger, og slik utlevering vil kun tillates under følgende omstendigheter:

• forebygging av kriminalitet, ved etterforskning og rettslige prosesser;
• henvendelser fra politiet;
• henvendelser fra andre rettshåndhevende myndigheter.

Merk: Før Cobuilder utleverer personopplysninger som svar på en slik henvendelse, vil Cobuilder kontrollere at henvendelsen er ekte.

Hvordan vi beskytter dine personopplysninger

Dine personopplysninger behandles på en forsvarlig måte som garanterer deres sikkerhet, herunder beskyttelse mot uautorisert eller ulovlig behandling og utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved hjelp av tekniske eller organisatoriske tiltak («konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet»).

For å sikre et høyt nivå av beskyttelse for dine personopplysninger, følger Cobuilder standardretningslinjene for informasjonssikkerhet iht. ISO 27001:2013, og etterlever kravene i denne standarden.

Dersom du har gitt ditt samtykke til å motta informasjon om produkter og tjenester fra tredjepartsbedrifter, og ved en senere anledning trekker det tilbake, må du selv ta kontakt med tredjeparten for å informere om det. Du kan til enhver tid be oss om å stanse videreformidling av dine opplysninger til tredjeparter ved å sende oss en forespørsel til support@cobuilder.no

I noen områder av Cobuilders nettbaserte tjenester, vil din kontaktinformasjon være søkbar og tilgjengelig for alle som har tilgang til Cobuilders nettbaserte tjenester. Cobuilder kan også tilgjengeliggjøre annen personlig informasjon, men bare med ditt samtykke. Cobuilder kan også bruke eller utgi informasjon og statistikk om sine brukere i depersonalisert form og på anonymt grunnlag.

Når du bruker Cobuilders nettbaserte tjenester, overføres all datautveksling mellom deg og tjenestene utelukkende til og fra Cobuilders dataservere, som er plassert i Microsoft Azure West Europe datasentrene i Amsterdam.

Cobuilder kan fra tid til annen dele dine personopplysninger internt i Cobuilder, noe som kan innebære overføring av personopplysninger innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) og land utenfor EØS. Cobuilder vil sørge for at all slik overføring er tilstrekkelig beskyttet, og der det er påkrevd, skjer iht. avtale eller andre tiltak som sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Kredittkortinformasjon lagres ikke på våre servere i noen form eller under noen omstendigheter.

Du kan nekte å oppgi dine personopplysninger.

I noen områder av Cobuilders nettbaserte tjenester, forespør Cobuilder registreringsinformasjon. Du kan velge å gi eller nekte oss den slags informasjon. Dersom du ikke angir de forespurte personopplysningene, vil du ikke få tilgang til noen av Cobuilders nettbaserte tjenester.

Cobuilder er opptatt av å sikre begrenset tilgang til dine personopplysninger.

I visse tilfeller kan Cobuilder gi dine personopplysninger til tredjeparter der vi mener med rimelighet at vi er lovpliktet til å gjøre det. Cobuilder kan gi dine personopplysninger til visse forretningspartnere og tjenesteleverandører for å kunne levere informasjon, produkter og tjenester til deg. Cobuilder vil aldri selge dine personopplysninger til listemeglere eller agenter for kommersiell gevinst.

Cobuilder vil bruke personopplysningene du oppgir for å sikre en bedre opplevelse ved bruk av Cobuilders nettbaserte tjenester. Cobuilder kan også varsle deg om oppdateringer av Cobuilders nettbaserte tjenester, samt om spesielle arrangementer eller nye produkttilbud fra Cobuilder eller dets forretningspartnere. Slike varsler og markedsføring kan skje via e-post eller telefon. Du har mulighet til å melde deg av ved å følge veiledningen for endring av preferanser ovenfor.

Du kan endre og korrigere dine personopplysninger til enhver tid ved å følge veiledningen om oppdatering av dine preferanser ovenfor eller ved å kontakte Cobuilder på support@cobuilder.no.

Hvis du er en registrert bruker, kan du få tilgang til personopplysningene som er registrert på Cobuilders nettsteder og nettbaserte tjenester, samt oppdatere eller korrigere disse ved å logge inn på brukerkontoen din. Du har også rett til å be Cobuilder om å slette dine personopplysninger. Dette kan medføre at kontoen din avsluttes.

Surfevaner

Cobuilder bruker informasjonskapsler (cookies) og annen sporingsteknologi for å gjøre sine nettbaserte tjenester mer intuitive og brukervennlige, og for å tilby optimalisert og tilpasset funksjonalitet under dine besøk på Cobuilders nettsider og nettbaserte tjenester. Informasjonskapsler og annen sporingsteknologi benyttes i alle Cobuilders nettbaserte tjenester for å identifisere deg, ditt land og dine språkinnstillinger samt holde rede på din bruk av Cobuilders nettbaserte tjenester. Dersom du har en konto, benytter Cobuilder informasjonskapsler for å gjenkjenne deg og forhåndsutfylle ulike registreringsskjemaer for å spare deg tid. Cobuilder benytter ikke informasjonskapsler for å gi deg tilgang til Cobuilders nettbaserte tjenester. Dersom du ikke ønsker å benytte informasjonskapsler i Cobuilders nettbaserte tjenester, kan du sette din nettleser til å avvise informasjonskapsler eller spørre deg om å godta eller avvise dem ved hvert besøk.

For å forbedre innholdet i Cobuilders nettbaserte tjenester, registrerer Cobuilder hvor lang tid du bruker på å navigere på Cobuilders nettsider og nettbaserte tjenester, hvilke sider du besøker, samt hvilke URL-klikkstrømmer du følger under bruk av tjenestene. Cobuilders nettbaserte tjenester gjenkjenner domenenavnet ditt, og kan innhente MAC-adresse, IP-adresse eller andre vedvarende/ikke-vedvarende identifikatorer, samt informasjon om operativsystemet ditt i forbindelse med bruken av tjenestene. Cobuilder samler også inn informasjon om hvordan du interagerer med Cobuilders nettbaserte tjenester.

Ulovlig bruk av Cobuilders programvare

Cobuilder anser programvarepiratkopiering (som definert i gjeldende lovgivning) som kriminell forbrytelse, og vi betrakter overtredere deretter. Vi tolererer ikke ulovlige kopier, bruk eller distribusjon av Cobuilders nettbaserte tjenester, og vi forfølger slike handlinger både sivilt og strafferettslig ved bruk av alle tilgjengelige rettsmidler, inkludert offentlige og private overvåkingsressurser. Som en del av dette arbeidet benytter Cobuilder datamonitorerings- og sporings­teknologier i den utstrekning lovverket tillater, for å innhente og overføre informasjon om brukere av ulovlige kopier av vår programvare.

Beskyttelse av informasjon

Cobuilder vil iverksette rimelige tiltak som er nødvendige for å beskytte informasjonen du gir oss. Vi tar regelmessig gjennomgang av våre sikkerhetsrutiner og -mekanismer for å sikre tilstrekkelig beskyttelse. Cobuilder forbeholder seg retten til å gjøre endringer i denne og andre erklæringer som omfattes av internasjonal personvernlovgivning, for å kunne forbedre sine rutiner for innsamling og behandling av personopplysninger og sikkerhet samt for å overholde gjeldende lovverk. Cobuilders nettbaserte tjenester kan inneholde lenker til andre nettsteder eller vise innhold som er lenket mot tredjepartskilder. Cobuilder har ikke ansvar for personvernreglene, sikkerheten eller innholdet på disse nettsidene.

Spørsmål

Har du spørsmål eller kommentarer angående denne personvernerklæringen eller Cobuilders nettbaserte tjenester, ta gjerne kontakt med oss på support@cobuilder.no.

Cobuilder, 1. april 2025.